Sistim Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi kepada pengelola organisasi atau bisa juga dikatakan bahwa Sistim Informasi Manajemen merupakan suatu sistem formal tentang pelaporan, penggolongan dan penyebaran informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Lebih lengkapnya SIM adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian Sistim Informasi Manajemen yang sudah maju tidak hanya mengerjakan fungsi tata usaha akan tetapi juga memberikan bantuan pengambilan keputusan kepada manajemen. Dengan SIM kegiatan organisasi yang berupa pelaporan dapat di standarisasi, dibuat prosedurnya dan dijadwalkan, sehingga sistem pelaporan akan memberikan data yang cermat, tepat waktu dan yang mempunyai makna bagi perencanaan, analisis/ pengorganisasian dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi, serta proses tersebut dapat dilakukan secara hemat.
Supaya informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis
sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu
dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level)
manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.Berdasarkan pada
pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem
Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang
bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut
keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.Sehingga
SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data
maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa manfaat atau fungsi sistem
informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam
memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan
pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem
informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis
dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan
pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah
transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah
satu produk atau pelayanan mereka.
Sistem informasi manajemen kepegawaian
merupakan implementasi E-Government dalam pelayanan di bidang kepegawaian
secara transparan dan objektif.Sistem ini selain menyajikan informasi yang
terkait dengan kepegawaian, khusus untuk meningkatkan pelayanan di bidang
mutasi kepegawaian.Sistem informasi manajemen kepegawaian bertujuan untuk
menyelesaikan permasalahan yang ada.Permasalan yang ada diantaranya adalah PNS
yang status kepegawaiannya tidak jelas, hal ini menggambarkan buruknya
administrasi kepegawaian yang ada, PNS yang sudah pensiun, meninggal atau
berhenti data kepegawaiannya tidak diperbaharui.Data PNS tidak up todate,
sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang ada saling
berbeda, pemutakhiran data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di
instansi, maupun Pemerintah Daerah.
Tujuan Sistem informasi manajemen kepegawaian
di Lingkup Pemerintahan :
1. Mewujudkan
data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
2. Menyediakan
Informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan,
kesejahteraan dan pengendalian PNS
3. Membantu
Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan
4. Untuk
mendukung Sistem Manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di Aparatur
Pemerintah
Manfaat Sistem informasi manajemen kepegawaian
1. Pelacakan informasi data seseorang
pegawai akan mudah dan cepat.
2. Pembuatan Laporan dapat mudah
dikerjakan.
3. Mengetahui Pegawai yang akan naik
pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala
4. Memudahkan suatu pekerjaan yang
berhubungan dengan kepegawaian
5. Mendapatkan informasi tentang keadaan
pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat
6. Dapat merencanakan penyebaran (mutasi)
pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya
7. Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca
Kebutuhan Pegawai )
Tujuan dan manfaat penggunan SIM didalam
odministrasi negara
Sistem informasi manajemen adalah merupakan
salah satu konsep yang penting dalam ilmu administrasi negara.Organisasi publik
sebagai fokus dalam administrasi negara selalu mengkaitkan segala sumber daya
dalam mencapai tujuannya.Salah satu sumber daya yang cukup penting adalah
informasi.Bahkan, menurut Mudrick (Robert Mudrick, 1984:5), informasi ini
dianalogikan sebagai darah dalam organisasi. Ini berarti kalau aliran darah
mengalami hambatan, maka organisasi akan jatuh pada posisi tidak sehat.
Indikator kesehatan organisasi akan terlihat
pada: lancar atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Ketidakstabilan dalam
pencapaian tujuan karena terhambatnya informasi termanifestasi dalam, antara
laian hasil keputusan yang menggambarakan persoalan yang dihadapi,
karena memang tidak didukung dengan informsdi yang berkualitas, yang dibarengi
dengan proses komunikasi yang tidak sampai sasaran baik karena kesalahan user
ataupun penyajian output dari analis sistem, pengaruh yang lain adalah
berkaitan dengan proses manajemennya.
Komponen-komponen sistem informasi manajemen
meliputi (F.F. Land dan M. Kennedy-McGregor dalam Galliers, 1987:86):
1. Sistem
informal yang meliputi sistem diskursus dan interaksi anatara individu dan
kelompok kerja di dalam organisasi.
2. Sistem
formal meliputi sistem aturan, batasan-batasan organisasi dan batasan wewenang.
3. Sistem
komputer formal yang meliputi aktivitas-aktivitas organisasi melalui
formalisasi dan pemprograman.
4. Sistem
komputer informasi dikaitkan dengan penanganan komputer secara personal dan
kemungkinan panggunaan sistem secar formal serta jaringan komputer sebagai
sarana panyatuan informasi yang tidak terstruktur dan informasi-informasi
informal.
5. Sistem
eksternal, formal dan informal.
Fokus pembicaraan sistem informasi manajmen
adalah masalah pembuatan keputusan demi eksistensi organisasi.Pembuatan
keputusan berkaitan dengan jenis-jenis keputusan selain juga dengan masalah
manajmen dalam konteks organisasi yang labih luas.khususnya dalam kaitannya
dengan jenis-jenis keputusan, di dalam teori dikenal dua jenis keputusan yaitu:
Petama, banyak ditandai
dengan keputusan rutin dlam organisasi yang bersifat historis.Keputusan ini
keputusan ini sering kali dibuat dan sangat cepat diakses dari komputer.
Kedua, memiliki
karakteristik yang berbeda. Keputusan ini ditandai dengan keputusan jangka
panjang yang dibarengi dengan prediksi dimasa depan. Frekuensi pengambilan
keputusan ini sangat jarang dan berisi informasai yang sifatnya sangat
kualitatif, bahkan banyak dipengaruhi oleh informasi yang sifatya informal.
Pada kerangka sistem informasi manajemen
sebenarmya dikenal dua konsep yang berhubungan langsung dengan pembuatan
keputusan, yakni SDS, stucture decision systemdan DSS, decision
support system (Gory dan Morton dalam Golembieeski, 1967:320-340) SDS
lebih mencerminkan proses keputusan yang banyak diwarnai dengan informasi yang
terprogram dan rutin, DSS harus didukung dengan informasi
kualitatif. antara SDS dan DSS terdapat perbedaan level yang sangat jelas.
Perbedaan ini menghendaki dukungan software dan pola komunikasi yang berbeda pula.
Namun dalam kerangka informasi manajmen yang tradisional kedua pola keputusan
tersebut dikategorikan kedalam sistem informasi yang didukung dengan software
dan pola komunikasi yang sama dan diterapakan pada organsasi baik publik maupun
swasta. Tentunya dalam beberapa hal, hal ini tidak efektif dalam mendukung
suatu keputusan.Untuk itulah sebelum kerangka sistem informasi manajemen untuk
orgasisasi publik disusun, langkah yang pertama adalah mambuat analisa dan
kritik terhadap model tradisional tersebut.Model tersebut dikemukan oleh
Anthony dan Simon (Gorry dan Morton dalam Golembiewski, 1976:320-340).
Selanjutnya penulis akan membandingkannya dengan model yang lebih sesuai dengan
proses yang terjadi pada organisasi publik yang dikembangkan oleh Barry M. Rubin
(Rubin dalam PAR, 1986:540-551). Kritik ini kemukakan sekaligus untuk
menekankan bahwa terdapat perbedaan prinsip antara kerangka informasi manajemen
pada organisasi publik dan orgnisasi swasta. Dasar teorotis karangka sistem
informasi manajemen yang dikemukakan oleh Anthony dan Simon adalah sebagai
berikut: mereka melihat bahwa ativitas utama dalam organisasi adalah aktivitas
manajerial yang meliputi: perencanaan strategis, alokasi sumber daya, dan
kontrol operasional. Masing-masing aktivitas tersebut menandakan level
manajerial dalam organisasi, yakni level manajemen puncak, manjemen menengah,
dan operasioanl. Dengan menggunakan diagram Anthony dan Simon merumuskan
kerangka sistem informasi manajemen sebagai berikut:
Terstuktur
Semi terstuktur
Tidak terstuktur
|
Kontrol operasional
|
Alokasi sumber daya
|
Perencanaan strategis
|
SDS
|
|||
D
|
S S
|
